★★★★★
„Seit der Einführung des KI-Postfachs kommen dringende Fälle sofort an die richtige Stelle. Unser Team spart pro Woche mehrere Stunden.“
MS
Maria S.
Hausverwaltung
Das Problem
Verwaltungen ertrinken im Anfrage-Chaos
E-Mails, Telefonate, Schadensmeldungen und Standardfragen kosten täglich Zeit. Dringende Fälle gehen unter, während Teams dieselben Antworten immer wieder schreiben.
📥
Zu viele Anfragen
E-Mail, Telefon, Portal und Formular laufen unstrukturiert zusammen.
⚠️
Keine Priorisierung
Heizungsausfall, Wasserschaden oder Schimmel müssen sofort sichtbar sein.
📝
Hoher Aufwand
Jede Nachricht muss gelesen, verstanden, sortiert und beantwortet werden.
📞
Telefonstress
Anrufe binden Personal und werden oft nicht sauber dokumentiert.
Produktportfolio
Ein System für den gesamten Anfrage-Workflow
AutoKI analysiert eingehende E-Mails und Anrufe, erkennt Anliegen, erstellt Tickets, informiert Mitarbeitende und bereitet Antwortvorschläge vor.
📬
KI-Postfach
Sortiert E-Mails nach Schaden, Miete, Kündigung, Nebenkosten und mehr.
🛠️
Schadensmelde-Assistent
Erfasst Schäden strukturiert per Formular oder Chatbot und erstellt Tickets.
💬
Mieter-FAQ-Chatbot
Beantwortet Standardfragen rund um die Uhr auf Website oder Mieterportal.
☎️
KI-Telefonassistent
Nimmt Anrufe entgegen, erfasst Anliegen und erstellt Zusammenfassungen.
Erfolgsgeschichten
Mehr Klarheit, weniger Chaos im Betrieb
Immobilienverwaltungen nutzen AutoKI, um Mieteranfragen schneller zu beantworten, Prioritäten sichtbar zu machen und die Teamlast spürbar zu reduzieren.
★★★★★
„Die Schadensmelde-Erfassung ist deutlich strukturierter. Wir bekommen brauchbare Informationen, bevor der erste Handwerkerkontakt entsteht.“
DL
Daniel L.
WEG-Verwaltung
★★★★★
„Die Kombination aus KI-Chatbot und Freigabeprozess war für uns ideal: schnelle Reaktion, aber ohne den Kontrollverlust in der Kommunikation.“
AK
Anja K.
Facility Management
Unser Weg
So starten Sie schnell und ohne große IT-Umstellung
Wir analysieren Ihren aktuellen Workflow, definieren die richtigen Regeln und setzen gezielt die erste KI-Lösung in Ihrem Betrieb um.
1
Audit
Wir prüfen Ihre Anfragen, Dringlichkeitsmuster und bestehende Prozesse.
2
Design
Wir definieren Kategorien, Freigaben und die erste Automations-Stufe.
3
Launch
Die erste Lösung geht in 14–30 Tagen live und wird laufend verbessert.
Workflow
Von der Anfrage bis zur Freigabe
Die KI arbeitet vor — Ihr Team entscheidet. So bleibt Kontrolle erhalten und die Bearbeitung wird deutlich schneller.
1. Anfrage empfangen
2. Anliegen erkennen
3. Priorität setzen
4. Ticket vorbereiten
5. Antwortvorschlag erstellen
6. Menschliche Freigabe
Die KI erkennt Kategorie, Unterkategorie, Priorität und zuständiges Team.
Fehlende Informationen wie Adresse, Telefonnummer oder Fotos werden erkannt.
Vorgänge können an SharePoint, Teams, Planner, CRM oder Ticketsysteme übergeben werden.
Antwortvorschläge werden erstellt, aber erst nach Freigabe durch Mitarbeitende versendet.
Interaktiver Rechner
Wie viel Zeit kostet Ihr Anfrage-Chaos?
Berechnen Sie grob, wie viel manuelle Bearbeitungszeit durch Mieteranfragen entsteht und welches Entlastungspotenzial durch KI möglich ist.
Ihre Annahmen
Die Werte dienen als Orientierung für ein Erstgespräch. Die tatsächliche Entlastung hängt von Prozessen, Anfragevolumen und Datenqualität ab.
Hinweis: Die Entlastung wird auf maximal 80 % begrenzt, um realistische Annahmen zu behalten.
Geschätztes Entlastungspotenzial
1.867 €
pro Monat
Mögliche Zeitersparnis
53 Std.
Manuelle Bearbeitungskosten
5.333 €
Potenzial pro Jahr
22.400 €
Preise
Setup + laufende Betreuung
Klare Pakete für unterschiedliche Verwaltungsgrößen — mit monatlicher Optimierung und Betreuung.
Basic
Kleine Verwaltungen
2.500 €
Setup ab
499 €/Mon.
- 1 Postfach
- 5–8 Kategorien
- Zusammenfassung
- Antwortvorschläge
Professional
Mittlere Verwaltungen
5.000 €
Setup ab
999 €/Mon.
- Mehrere Postfächer
- Teams-/SharePoint-Anbindung
- Schadensmelde-Assistent
- Monatliches Reporting
Enterprise
Größere Verwaltungen
10k–25k €
Setup ab
1.999–4.999 €/Mon.
- Individuelle Workflows
- Telefonassistent
- CRM-/ERP-Integration
- Rollen, Rechte, SLA
Sicherheit
Kontrolle bleibt beim Menschen
AutoKI unterstützt Mitarbeitende, trifft aber keine endgültigen Entscheidungen ohne Freigabe. Datenschutz, Datenminimierung und klare Zugriffsregeln werden projektbezogen umgesetzt.
✅
Freigabeprozess
Antworten werden vorbereitet, aber nicht ohne Prüfung versendet.
🔒
Datenminimierung
Nur notwendige Inhalte werden verarbeitet.
📄
AV-Verträge
Auftragsverarbeitung und Anbieterprüfung werden berücksichtigt.
📊
Monitoring
Ergebnisse werden geprüft und monatlich optimiert.
FAQ & KI-Assistent
Häufige Fragen direkt beantworten
Der integrierte FAQ-Chatbot beantwortet typische Fragen zu AutoKI Solutions, Umsetzung, Datenschutz, Kosten und Einsatz in Immobilienverwaltungen.
Häufige Fragen
AutoKI Solutions automatisiert wiederkehrende Kommunikationsprozesse in Immobilienverwaltungen:
E-Mail-Sortierung, Schadensmeldungen, Mieter-FAQ, Telefonnotizen, Tickets und Antwortvorschläge.
In der Startphase nicht. Die KI bereitet Antworten vor, aber Mitarbeitende prüfen und geben diese frei.
So bleibt die Kontrolle beim Unternehmen.
Ein erstes KI-Postfach kann meist innerhalb von 14–30 Tagen einsatzbereit sein.
Größere Integrationen mit CRM, Telefonassistent oder Dashboard dauern je nach System 4–8 Wochen.
Besonders geeignet ist AutoKI für Hausverwaltungen, WEG-Verwaltungen, Facility-Management-Unternehmen
und größere Vermieter mit vielen wiederkehrenden Mieteranfragen.
Typisch sind Outlook, Microsoft 365, Teams, SharePoint, Planner, Gmail, Google Workspace,
Airtable, Supabase, n8n, Power Automate und bestehende CRM- oder Ticketsysteme.
Datenschutz wird projektbezogen berücksichtigt: Datenminimierung, Freigabeprozesse,
AV-Verträge, Zugriffskonzepte und möglichst europäische oder Enterprise-taugliche Anbieter.
AI
AutoKI Assistent
FAQ-Chatbot für Interessenten
Demo-Chatbot: Antworten basieren aktuell auf hinterlegten FAQ-Regeln. Später kann hier eine echte KI über OpenAI, Azure OpenAI, Mistral oder n8n angebunden werden.
Nächster Schritt
Finden wir heraus, wie viel Zeit Ihr Postfach kostet.
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, welche Anfragen automatisierbar sind und welches AutoKI-Paket zu Ihrer Verwaltung passt.